Punya usaha, kamu perlu membuat pembukuan UMKM meski dalam bentuk sederhana. Pembukuan penting dalam setiap usaha sebab mencatat uang keluar masuk. Hal ini akan berkaitan langsung dengan eksistensi.
Banyak usaha kecil tidak bertahan lama khususnya pemula karena pengelolaan keuangannya kacau. Tidak ada catatan yang membedakan mana modal, mana aset pribadi maupun perusahaan dan sebagainya.
Akibatnya keuangan tercampur dan menyulitkan pembagiannya. Karena adanya pembukuan UMKM ini akhirnya terpantau apakah perusahaan selama ini untung atau rugi. Untuk melanjutkan usaha kerap mengambil uang keperluan pribadi.
Sebelum hal serupa terjadi kamu harus segera antisipasi dengan membuat urusan keuangan menjadi rapi. Pembukuan diperlukan untuk semua aktifitas yang berkaitan dengan uang apalagi bisnis.
Baca juga: Ide & Peluang untuk Sumber Dana Usaha Bagi Pemula
Kerugian Apabila UMKM Tidak Memiliki Pembukuan
Semua hal berkaitan dengan pengeluaran dan pemasukan perlu dicatat sebagai pembukuan UMKM. Apabila hal ini tidak dilakukan kamu bisa rugi. Sebab beberapa hal di bawah ini bisa terjadi.
1. Tidak ada alat ukur progress perusahaan
Kamu akan kesulitan mengukur apakah perusahaan memiliki kenaikan keuntungan dari bulan lalu atau tidak. Apabila ada kerugian, berapa besarnya juga tidak terpantau. UMKM akan sulit berkembang jika ini terjadi.
2. Mana aset dan kewajiban sulit dipisahkan
Aset adalah harta perusahaan yang bisa dijadikan sebagai modal atau solusi ketika terjadi krisis. Sedangkan kewajiban adalah hal-hal yang harus diselesaikan seperti hutang, sewa ruko, tanah sewaan dan sebagainya.
Tanpa pembukuan UMKM yang jelas keduanya bisa bercampur. Bisa jadi kewajiban tidak terselesaikan dengan baik padahal berkaitan dengan pihak lain. Hal ini bisa menimbulkan komplain.
3. Pemantauan biaya kurang maksimal
Biaya paling besar dari seluruh proses usaha tidak diketahui dengan pasti. Hal ini bisa menyebabkan kebocoran keuangan. Sebab sangat beresiko terjadi penyalahgunaan wewenang seperti mark up biaya.
4. Sulit mengambil keputusan terkait keuangan
Karena tidak jelas berapa besar keuntungan yang kamu peroleh perusahaan, sulit menentukan keputusan. Misalnya perlu menambah peralatan produksi, membuka cabang baru, perluasan wilayah pemasaran. Sebab tidak ada acuan dari pembukuan UMKM.
5. Sulit menghitung pajak usaha
Tanpa ada pembukuan penghitungan besar pajak jadi lebih sulit. Padahal ini setiap perusahaan wajib membayar. Evaluasi secara keseluruhan terhadap jalannya aktivitas usaha jadi tidak berjalan.
Baca juga: Ini Dia Tools Social Media Marketing Untuk Bantu Bisnis Kamu Makin Berkembang
Manfaat Membuat Pembukuan UMKM
Banyak manfaat yang didapat jika kamu memiliki catatan khusus dalam menjalankan UMKM dalam bidang apapun. Berikut beberapa poin pentingnya sebagai pertimbangan untuk segera menyusun pembukuan.
1. Alat kontrol perkembangan perusahaan
Perkembangan perusahaan dapat terkontrol. Angka penjualan, jumlah profit, persentase kerugian dari bulan ke bulan bisa terlihat dengan jelas. Pembukuan UMKM tanpa ribet bisa jadi motivasi kamu mengembangkan usaha.
2. Menghindari over budget
Tahu jumlah uang masuk dari modal dan keuntungan, membantu perhitungan pengeluarannya. Kamu bisa lebih cermat membagi semua pos-pos pengeluaran tanpa ada kebocoran atau over budget.
3. Membantu penyusunan strategi bisnis dalam pembukuan UMKM
Memiliki catatan yang terstruktur membantu kamu menyusun strategi bisnis. Bagaimana menghindari penurunan omset, memilih strategi pemasaran paling efektif, efisiensi SDM, penambahan unit bisnis dan sebagainya.
4. Pelaporan pajak lebih cepat
Pembukuan UMKM tanpa ribet yang kamu miliki menjadi landasan penghitungan dan pelaporan pajak. Lebih cepat ketika akan membuat laporan, UMKM lebih aman dari sanksi denda.
5. Mudah meyakinkan investor
Catatan yang menunjukkan keuangan sehat perusahaan bisa kamu jadikan sebagai modal untuk menarik investor. Setiap investor tentu tidak ingin rugi karena membantu mendanai usaha yang tidak jelas. Sehingga perlu membuat pembukuan UMKM dengan tepat.
6. Alat untuk auditing
Kamu bisa melacak jika terjadi kemungkinan perusahaan mendekati bangkrut. Apakah ada kecurangan selama aktifitas UMKM berjalan. Sehingga mudah menetapkan siapa yang perlu bertanggungjawab sekaligus mencari solusi terbaik.
Baca juga: Memaksimalkan Email Marketing Untuk Pertumbuhan Bisnismu
Cara Membuat Pembukuan UMKM dengan Benar
Tidak sulit mencatat setiap uang yang masuk dan keluar dalam mengelola UMKM meski masih pemula. Buat saja secara sederhana yang mudah dimengerti berisi poin penting. Berikut cara.
1. Catat Pengeluaran
Biaya operasional, sewa gedung, sewa kendaraan, pembelian bahan dan alat, gaji harus dibuat dengan detail. Termasuk pajak yang nantinya harus dibayar. Sehingga diketahui besarnya modal usaha UMKM.
2. Catatan Pemasukan
Dalam pembukuan UMKM, semua hasil yang didapat harus dibukukan secara terpisah dengan pengeluaran. Contoh keuntungan penjualan, penerimaan piutang, pembayaran jasa, pendapatan bunga. Buat pencatatan khusus pemasukan dalam buku besar.
3. Buat Buku kas utama
Buat satu buku besar untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan dalam garis besar. Ini dinamakan buku kas utama. Fungsinya untuk membandingkan progress setiap bulannya berdasarkan pembukuan UMKM tanpa ribet.
4. Buat catatan stok barang
Catat setiap stok barang yang masih tersisa. Ini berhubungan langsung dengan penjualan, perhitungan kemungkinan keuntungan dari seluruh stok yang ada. Juga sebagai evaluasi durasi penyimpanan dalam gudang.
5. Inventaris barang
Semua aset UMKM seperti pembelian barang, alat produksi, alat penyimpanan, atau sumbangan barang dari pihak lain. Jika membeli, harus kamu catat ke dalam buku kas karena termasuk dalam pengeluaran untuk menunjang usaha.
6. Untung dan rugi
Masukkan untung dan rugi dalam pembukuan UMKM tanpa ribet. Ini poin paling penting sebab nantinya kamu gunakan untuk menentukan strategi dan kebijakan perusahaan. Selain itu juga acuan dalam penghitungan beban pajak.
Baca juga: 7 Hal yang Harus Dipersiapkan untuk Mendapatkan Modal Tanpa Jaminan
Tips Aman Membuat Pembukuan Usaha
Masih awam terhadap ilmu akuntansi? Tidak masalah, bagi kamu yang pemula dalam bisnis UMKM bisa membuat format sederhana. Buat secara kasar dulu aktifitas sehari-hari dalam perusahaan.
Catat setiap hari, jadi semua transaksi jelas waktunya. Jika terjadi selisih dapat dirunut kapan transaksi yang belum dibukukan dalam kas besar. Cara mudah pembukuan UMKM menggunakan buku nota bernomor.
Jadi apabila terdapat hari atau tanggal kosong bahkan catatan hilang dapat segera kamu ketahui. Usahakan pencatatan kamu lakukan bagian khusus. Ini berlaku untuk semua aktifitas seperti pengeluaran, pemasukan, penambahan inventaris.
Susun pembukuan UMKM tanpa ribet menggunakan buku ukuran besar berbeda warna, motif dan penyimpanannya. Posisikan masing-masing di area yang mudah kamu jangkau. Sehingga cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Tunjuk satu orang khusus untuk mengurusi bagian pembukuan supaya lebih fokus. Sehingga semua hal terkait keluar masuk uang atau barang bisa kamu dapatkan dari satu sumber informasi.
Tunjuk satu orang sebagai backup apabila petugas utama berhalangan masuk kerja. Sehingga tidak perlu repot saat ada transaksi banyak secara mendadak. Kamu juga harus menerapkan dual control dalam pembukuan UMKM.
Maksudnya minimal ada yang mengawasi, bisa kamu selaku pemilik UMKM bisa orang kepercayaan. Hal ini bertujuan menghindari kesalahan pencatatan karena faktor kesengajaan, yang bisa menyebabkan bangkrut.
Buat pembukuan UMKM tanpa ribet secara periodic. Misalnya sebulan, atau per 3 bulan supaya mudah dalam melakukan kontrol. Buat jadwal evaluasi secara berkala untuk membuat kebijakan strategis perusahaan.
Gunakan aplikasi untuk membuat catatan supaya lebih terstruktur. Aplikasi di komputer atau laptop memudahkan ketika input data. Lebih cepat dengan penghitungan otomatis ke dalam kas besar.
Jika kamu belum memahami caranya, bisa melihat tutorial di internet atau membaca artikel terkait. Pastinya sistem komputer lebih praktis dan minim resiko kesalahan dalam menyusun pembukuan UMKM.
Lihat lainnya: Strategi Sumber Pendanaan Usaha di Tahun 2022
